Как написать деловое письмо по всем канонам

Многие люди в работе хоть раз сталкивались с написанием отчетности, коммерческого предложения или просто электронного письма. Для составления делового письма требуются особые навыки и умения в структурировании информации. Расскажем, как написать деловое письмо и укажем на основные нюансы деловой переписки.

Деловые письма бывают:

  • массовое – отправленное нескольким лицам;
  • обычное – отправленное определенному лицу.

как написать правильное деловое письмо

Как написать деловое письмо: основные виды

  1. Гарантийное – содержит просьбу, в которой указывается суть и предоставляются гарантии после выполнения обязательств. Например, «Вы помогаете нам, а мы гарантируем оплату труда в сроки»
  2. Коммерческое предложение – содержит предложение о сотрудничестве с конкретными условиями. Самый распространений вид письма, который компании используют каждый день.
  3. Извещение – содержит определенную информацию, с помощью которой происходит дальнейшее сотрудничество, например, смена фактического адреса доставки или смена контактной информации.
  4. Рекламация – официальная презентация. Напоминание о частичном или некачественном выполнении работы. Описание брака, который содержится в продукции, предоставленной производителем. В договоре указывается, что не исполнение обязательств перед клиентом, влечет за собой штрафы. После отправки такого письма, взымаются штрафные санкции.
  5. Сопроводительное письмо – пакет документов, опись вложений в письмо. Вложения зачастую отправляются почтой, к примеру, для участия в тендере опись вложений выступает обязательным требованием.
  6. Подтверждение о получении писем или документов. Используется в качестве проявления уважения к лицу, предоставляющему соответствующие документы. Считается обязательным в деловых отношениях.
  7. Просьба – обращение с просьбой. В начале письма указывается просьба со слов «Просим». Чаще всего используется с просьбой продублировать документы, которые не пришли вовремя, например, бухгалтерские документы при поставке продукции.
  8. Напоминание – напоминание о приближении или наступлении срока выполнения обязательств, окончание срока договора, дате и месте предстоящего мероприятия. Чаще всего используется по окончании срока, например, страхового полиса, и влечет за собой предложение о дальнейшем сотрудничестве.
  9. Поздравление – содержание делового письма, носит в себе характер поздравления по какому-либо поводу.
  10. Приглашение – используется для дальнейшего поддержания сотрудничества или повод для начала взаимодействий с партнерами. Поводом для такого письма может стать приглашение на презентацию продукции, выставку или конференцию.

Адрес почты

В деловом общении, значение имеет кто и по какому вопросу обращается. Поэтому убедитесь в том, что ваш адрес почты соответствует имиджу компании отправителя. Выбирайте простой и максимально запоминающийся адрес с содержанием вашей фамилии и имени. Например, ivanovsergei99@lala.ru. Не используйте привязку почты, где вам приходят личные письма, это может создать путаницу. Создайте аккаунт в общедоступном сервисе Gmail или Yandex.

Тема письма

Нужно ли указывать тему письма? Да, желательно отправлять письма с указанием тематики. Системы чаще всего письма без темы отправляют в спам. Помимо этого, наличие темы вносит ясность о том, по какому вопросу вы обращаетесь. Формулируйте тему кратко и по существу, чтобы было понятно, кто и о чем пишет.

Приветствие

Начинайте письмо с корректного приветствия. Простого «Здравствуйте», «Добрый день(вечер)» будет достаточно, не используйте штампы вроде «Доброго вам времени суток» или нечто подобное, это раздражает и засоряет сообщение.

Общая переписка

Отправляя кому-то копию письма или добавляя в общий диалог, проследите, чтобы все участники переписки были представлены друг другу. Учитывайте, кому и что вы отправляете, если вы хотите отправить документы только одному из участников, не нажмите случайно «отправить всем».

Стиль общения

В деловой переписке необходимо поддерживать вежливое и грамотное общение. Следите за тем, не переходите ли вы рамки дозволенного. Переписка с незнакомым или малознакомым человеком всегда требует обращение на «вы». Если после сообщения вас просят перейти на «ты», только в этом случае, аккуратно и не спеша можете переходить на более удобное обращение к собеседнику.

Объём сообщения

В написании делового сообщения всегда будьте краткими или лаконичными. Пишите по существу с указанием только основных нюансов и главных вопросов по теме. Чем короче и доступнее письмо, тем больше вероятность, что его прочтут полностью и сразу ответят на вопросы или предложение, которое вы указали в письме.

Оформление письма

При написании делового письма используйте стандартный, предложенный сервисом шрифт. Слишком вычурный шрифт не будет вызывать доверие и может настроить собеседника против вас и вашего предложения. Не используйте смайлики как средство донесения информации. Это позволительно, если вам уже отвечали раннее письмом, в котором были смайлы.

Вложения

В основном деловые письма содержат презентации, документы или прайс-листы. Указывайте в письме, какие документы прикрепляются к письму. Вы так ничего не забудете, и получатель будет понимать, что ему нужно посмотреть в первую очередь для понимания сути. В этом случае также лучше использовать стандартные форматы: doc, pdf, jpeg.

Завершающая часть                                     

В завершении письма достаточно написать свое имя и фамилию, «до свидания» или пожелать хорошего дня, если отправляете письмо утром. Указать контакты: номер телефона или Skype для дальнейших переговоров.

Выводы

  • заранее обдумайте, что вы хотите сказать этим письмом;
  • используйте короткие и содержательные предложения;
  • поддерживайте стиль делового общения.

Теперь вы знаете, как написать деловое письмо по всем правилам успешных людей. Если данный материал был полезен для вас, делитесь им с друзьями в социальных сетях!



Добавить комментарий